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失败的活动策划的12种不良习惯

2014-05-04    分类:关于会鸽    人评论 次浏览

          注重细节,与会者的参与,预期管理,这是关于出色的活动解析的共识。那么,事情出错了怎么办?有些习惯,我们是否可以改变,来使我们的活动成功?

          你现在应该知道,我鄙视“你应该这样做”,“你应该那样做”的说法。我讨厌廉价的意见。然而,在我周游世界进行演说时,遇到了很多非常有才华的专业人士。

          好习惯与坏习惯

          我们都同意每个人都有好习惯和坏习惯。

  好习惯,你应该坚持。如果你每天早上都跑步,你应该继续这样做。这对你有好处。如果您有对您的与会者发送个人感谢的习惯,没有理由要停止这样做。
  另一方面,坏习惯,应该放弃,这对我们没有好处。穷于思考以及无数的借口与推脱,有时候,我们甚至不知道,为什么我们会有这些习惯。也许是从同事,父母,朋友那里学来的。坏习惯会扰乱我们对风险的感知。我们可能会继续做错,仅仅因为我们一直都是这样的。没有必要改掉吗?

  不良的生活习惯和活动策划

  策划活动时,走捷径,这是完全正常的。活动是一个非常复杂的由很多难以想象的细节组成的项目。我们必须走捷径。经验丰富的活动策划专家不会每次都从头策划。他们有自己的模板,自己的联系人,自己的信条,自己的方法。
  走捷径也非常危险,应小心处理。我们生活在一个快速变化的环境。会议活动行业每分每秒都在改变中。高科技的捷径深深地影响着我们所传递给与会者的体验。
  只是带给您改变的印象,主题标签在5年前是很傻的方式,但现在是全球主流运动中非常强大的通信工具。因为我们不习惯而忽略井号标签,这可能危及一些预约和市场营销的机会。
  让我们来看看,影响我们活动策划决策执行的常见的坏习惯。

  携带大量纸质文件夹

  为什么活动专员一直带着巨大的纸质文件夹,这是一个谜。没有人明白为什么,但大部分人会继续做下去。
  虽然在21世纪初这是可以接受的,让我把这个消息告诉你:目前市场上有一个很好的工具叫平板电脑。
  这是一个很酷的装置,它由应用程序组成,帮助您规划您的活动的所有阶段。日程安排、团队协作,现场门票销售,因为有这个应用程序,您都可以自定义。
  这就是为什么2014年被APP策划趋势所定义。现在是时候从沉重的包袱里释放自己了,节约一些纸张和享受平板电脑带来的好处。

  会场没有无线网络

  六年前,如果无线网络不能正常工作,这是可以接受的。三年前,与会者开始在社交网络上提及无线网。如果它发生在今天,你会失去与大多数重要客户的联系,尤其是会议,贸易展览或公司的内部会议。信号差的无线网的头号原因有赖于会场。如果会场没有良好的无线网络,这是一件让活动策划非常头痛是事情。

  让怪才管理社交媒体

  AV家伙传统上被视为活动的怪才。他们的确是这样,但他们有一个特定的任务,他们提供技术工具,使内容传播速度更快,分辨率更高。他们不管内容、市场营销或客户满意度。
  然而,参与者离去的数目,令人不安。例如,Twitter墙是由极具才华的技术人员管理,但他们对正在讨论的事情一无所知。只有您可以控制选择活动所有社会媒体渠道。如此重要的活动,应该谨慎交代给适合的人。

  纸质签到

  你知道排着长队等待进入一个中等规模的会议是多么有趣的事吗?排着长队等候进场是件很枯燥的事情。当然,对一些人来说,这是一个绝佳的机会来提高“植物大战僵尸”的水平,但事实上,我们想要得到的是,快!
  收集不可读取的打印纸上的与会者名单是不起作用的。最重要的是,当你有很长的登记项目时,您如何协调签到?电子签到是提供给大家的一种有效的技术

  让记者追问演讲嘉宾

  回答对每个参与者来说都是一个尴尬的时刻。演讲嘉宾也会尴尬,他怕坏的提问由此而来。对于与会者,这是可怕的事情。演说恐惧是排名第一的恐惧,诸如在死亡之前,提问确实是一个不容易管理的时刻。

  让与会者填写调查问卷

  我最近参加了一项大型展览活动。展览后,我收到一封邀请参加商务中心评估问卷的电子邮件。第二天,我收到另一封电子邮件,以填补上述问卷。过了几天,你猜怎么着,我收到另一份邮件,要求我填写表格。一个星期后,我收到了给他们提供宝贵的反馈和填写该死问卷的“最后通牒”。
  你深深的了解,我亲爱的读者,不仅我没有填写他们的宝贵问卷,而且在如此多的邮件的骚扰下,我潜意识中改变了对这次活动的印象。与会者是不会填写调查问卷,也不会忍受这种骚扰的。如果你收到一个0.5%的回应率,你已经算是做得很不错了。
  有更好的方法来收集反馈信息。社交媒体监测是一个很好的例子。如果你留意社交,您不需要提交任何表单。你会确切地知道什么地方出了错,什么地方很好。
  不再需要询问意见,他们通常会公开表达喜欢还是不喜欢。

  偏见的技术选择

  偏见就像传染病。你必须摆脱他们。

  偏见是我们走的最糟糕的捷径。不能理性地分析情况可能会影响我们作出决定。那就是,当我们基于偏见来选择时,是没有效果的。

  最近一项超过1000多商务投资的麦肯锡研究表明,当组织在决策过程中减少偏见的影响时,他们收到了高达7%的回报。

  好的活动登记指南和活动APP,有助于您在两项核心的技术上减少偏见,如在线注册和活动移动APP。

  没完没了发送电子邮件给您的团队

  如果我让您列出什么让一个项目成功,最有经验的您会把团队协作列为头条。虽然我们都同意这一点,但我们却用一个不适合团队协作的工具交流。
  一个复杂的项目就像一个活动一样,是无法通过电子邮件沟通的。电子邮件泛滥,我可以猜想的到。通信管理这种方式,需要花费时间来进行管理。您一直在有效地管理的通信工具。
  像BaseCamp或最近推出的工具Slack对团队协作非常有用。
我们再来看看您是如何与您的与会者交流的,大型活动都离不开客户满意度管理工具,例如Zendesk或HelpScout。永远不要在办公室尖叫“你回复电子邮件了吗?”。

         打印活动指南

        真的吗?我不能接受需要打印活动指南的概念。大堆登有广告和文章的废纸几乎没有人读。你知道我们重视活动指南里的什么吗?是活动程序和地图。
        难怪为什么这些都是会议移动APP的首要要求。事实上,移动APP已经取代了活动指南。APP的成本从0到2万美元,你可以用他们实现很多事情。除了浪费和砍伐森林以外,我不知道打印指南还能收获什么。我不认可与会者没有手机看指南的批评。

  把主持人当做重心

        找到用户需求的核心并不是很困难。你去找你喜欢的供应商,你问他现在什么很流行,你用整体的装修风格、款式、色彩图案搭配您的核心,你自己做决定。您不能把主持人当做重心,您不能简单地问“现在谁走红了”,然后得到不同风格的回答。

  邀请演员意味着了解你的客户的教育或娱乐需求。也就是说研究这些表演是否会为你的听众带来实际的价值。对于主持人,涉及到寻找他们的演讲视频,分析他们的个人简历,以检查它们是如何传递演示文稿以及他们是否有预约活动,喜欢和点击率。

  不做任何效果评估

  我还记得和这样一位活动顾问谈过话,他想要用有趣的方式来更好地管理活动。他们创造了一整套仪表盘,来分析和评估活动的质量。一个非常复杂的框架,需要六位数的投资。
  在活动结束时,活动收到了有关性能和建议的令人难以置信的详细报告。他提到,和他一起工作的大多数活动专家,从来都没有仔细地读过它。有时,我们花钱买昂贵的工具只是为了心情的舒畅,只是为了向老板炫耀,更糟的是,只是为了应付工作。
  当活动的高潮渐渐跌落,我们却忘记了看投资的回报。事实上,我们可能忽略了我们会从社交媒体、监测工具和营销平台上获取什么报告。如果你无法做效果评估,这根本就不存在。“用户开心”并不是一个可以接受的报告。

  让人际交流顺其自然

  你在会议议程上读到过多少次“沉醉——人际网络”?我已经看到过无数次。我们通常会把人们最有可能参加会议的原因放到活动的最后,我们希望与会者都能发挥自我介绍的作用。但这是不合理的。
  活动专家需要认识到人际关系的价值,并发挥所有的创造力来找到更好的人际网络的解决方案(提示:徽章并不是一个解决办法)。
  大多数移动应用程序都具有搜索功能,让参加者建立起他们的人际网络。激发交流水平的良好的教育观念是一个主要因素。这不再是一个用技术就能解决一切的问题。我想让你做的是放弃捷径!

  结论

  如果会损害活动的成功,那就没有理由再坚持以往的做事方式。批判性地思考我们所做的事情,有助于改掉坏习惯。走捷径有时可以为我们节省大量的时间。但有时,他们也会危及到精心策划项目的成功。关键是要认识到没有对或错,只有好和坏的决定。理性地评估环境的能力会产生很大的影响。

此文译自:Julius Solaris 《12 Habits of Unsuccessful Event Planners》的文章

插图来源:Julius Solaris《12 Habits of Unsuccessful Event Planners》

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