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成功策划主持圆桌会议4秘诀

2014-08-23    分类:关于会鸽    人评论 次浏览

        在我第一次举办会议时,并不是非常熟练,一个人站在大屏幕前,幻灯片投映在屏幕上,十几个人轮流发言。当我已经成熟时,我尝试了各种不同的主持风格,我们的观众也在改变。每次都有不同程度的收获。其中最成功的是圆桌会议。

        圆桌会议的意义是什么?这是一场十几人的聚会,他们有着类似职位和共同的兴趣。会议有时持续约一个半小时,已成为一场成功的讨论,而不仅仅是商业会议。

        这并不是一个革命性的模式化概念。你也可以有自己的不同见解,以自己的风格主持圆桌会议。在这篇文章中,我想与你一起分享,我在主持圆桌会议中积累的几点经验。希望在你主持第一个或上百人的圆桌会议时会有用。 

        明确重点

        最成功圆桌会议都有着最清晰的重点。每个职业都有很多复杂的方面。大多数问题并没有想象的那么简单。会议主题定位越精准,会议就越成功。圆桌会议成功的关键在于明确重点。

        我们常常喜欢一些围绕特定行业或特定专长的主题会议。会议期间,参会者会遇到和自己一样有着共同爱好的人们。知识的共享是最重要的,在谈话中找到志同道合的朋友。

        综合性议程

        尽管一个严密又重点突出的会议很好,但你还需要为讨论预备一个周全的议程安排。直到参会者都聚集在同一个房间时,你才会知道他们都想要谈什么。如果参会者需要提前热身,精心准备一份讨论议程就显得非常重要。

        用几个探讨话题就可以缓和参会者尴尬的局面,让他们轻轻松松达到热身效果,剩余的话题大可即兴发挥。
这并不意味着是一个糟糕的圆桌会议。你可以做更多的准备,缓和圆桌会议的氛围。列出几条讨论事项,让参会者提前熟悉,共同的话题方可缓解参会者初识的尴尬。

        优秀的主持人

        圆桌会议中一个关键性角色就是主持人,协调整个讨论的氛围,引发大家的热议。如果你正在赞助一场圆桌会议,主持人可能是一个最棘手的。此人一定要口齿伶俐、自信,并对所讨论有关话题有着渊博的学识。

        我们常常会让会议发言人作主持人。有时会有不同的效果。他们知识渊博,但并不是所有人都能做好圆桌会议主持人。一个优秀的会议发言人具备清晰的思路和明确的话题。但这并不能与圆桌会议的协作性和民主性匹配。

        最后一件事是主持人主导讨论,要保证发言的民主性,是一件很难的事。他们必须:
        1梳理出讨论中的主题和模式。
        2激发缺乏自信的参与者。
        3制止圆桌会议至始至终一位话霸,让讨论活动在一种轻松有意义的方式中进行。

        这是一个艰巨的任务。如果你能找到合适主持人,最好长期保持合作。

        选择性邀请

        当我们举办圆桌会议时,最大的担忧是邀请嘉宾。我们希望尽可能多的人都能参加,但也希望每一个席位都能发挥最大的价值,让大会的赞助商物有所值。

        我们开始明白圆桌会议的质量胜过数量。正是在这一点上,我们更有选择性地邀请一些嘉宾,锁定关键几位人物,有取舍地抉择谁才是我们最合适的嘉宾。清晰的定位帮助我们找到了足够的经验。

        圆桌会议是大多数会议和展览的议程中不可缺少的一部分。并不是把所有参会者胡乱地聚在一起。圆桌会议需要实现精细的策划、准备和强有力的领导。

此文翻译自:Kelvin Newman《4 Tips for Planning and Hosting a Successful Roundtable》

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