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会议预算小窍门:低投入高产出

2014-09-11    分类:关于会鸽    人评论 次浏览

        会议预算是大家最不喜欢的话题,但也是最重要的一条。用最小的预算来满足客户最大的需求,是最理想的会议预算方案,也是会议主办方最乐意见到的。无论你是花费五千,还是五十万来办会,了解你想要达到什么效果以及办会的目的,将有助于制定切实可行的预算方案。

        想要最小化预算,最大化客户需求,不是一件简单的事。下面是一些降低成本,提高办会质量的技巧,经过实践总结而来,希望对办会的大家有所帮助。

        首先,重要的是要了解你所筹办的是什么类型的会议,因为这将决定你如何来处理整个预算过程。在一般情况下,您可以把会议分为三种。

        1、盈利型会议。这些会议都以盈利为目的,所以成本要严格控制,并定期进行预算。

        2、收支平衡会议。对于收支平衡的会议,通常会有超越利润的动机,但同样重要的是不要亏钱,所以均衡的本本是必不可少的。

        3、主持活动。这些会议活动通常有不同的目的,有些是为了鸣谢员工或合作伙伴,有些纯粹是为了宣传影响力而举办活动。它们并不一定要达到收支平衡或盈利目的。

        一旦你知道你正在处理什么类型的会议,这里有五个主要因素,可以帮你建立一个准确的活动预算。

        1、市场预测和估计,即有多少是要用来推广活动

        2、以前的类似会议的历史记录,即之前花费了多少,因此你可以做个对比。

        3、经济和未来的预算,即如果经济良好,要求提高了,那么我们的预算可能会增加;如果是经济状况不允许,我们可能会与供应商讨价。
        4、投资回报率,即投入成本与会议所能带来的效益之间的比率。

        5、活动资金,即这些钱从何而来?我们要等到销售推出,还是有一个固定成本和资金投入?

        现在你已经确定了会议的目的和制定预算的基本信息,重要的是要确保你的预算是完美的。

        预判:很难掌控毫无测量依据的事。安排好预算内的所有事情,尽量把预算外可能发生的事情也考虑在内,事先对一切可能性做个预判,有备无患。

        有效可行:预算必须面对现实。当然,这些预算可能具有挑战性,有弹性,但预算方案必须是切实可行的。

        具体的:大范围的、目标模糊的预算很难管理,所以一定要较早明确每个细节。

        时间限制:会议有时间限制,所以你最好确保你的预算也有时间限制的!错误季节、错误的天气举办一场室外会议,便是一种预算的损失。

        综合性:预算服务于会议整体目的与效果,所以一定要确保整体协调一致。

        重要性排名:平衡预算通常涉及协调,因此请确保对事情做一个重要性排名,明确什么事情最迫切,需要放在第一位,什么事情可有可无,或者稍后解决。对事情重要性做一个排名,方便会议策划进程。

        有了这些想法在心中,对于以后的会议预算就更加顺手,有更多的小窍门,帮你低投入高产出,其中包括:

        货比三家:先不要报价!先对各种供应商进行比较,了解他们的产品或服务的质量与带来的价值,仔细考虑清楚。

        协商:通过货比三家,你会找到最优惠、最周到的服务,所以不要害怕你的比较会伤害到你与供应商的关系。你应该以合作伙伴的姿态接近你的供应商,让他能心甘情意为你提供最优质的服务。

        要灵活:如果你是灵活的,你往往能以较少的成本取得丰硕的成果。比如很多会场都会有淡季,这可以帮助你和他们商量合适的价格。

        科技是朋友:有很多会议工具与会议平台,包括全周期会议管理,在线支付与报名,参会人员管理,人员数据不再需要人工Excel表格一个一个记录,简单云端管理,会议APP随时随地查看,电子签到,参会人员社区互动,打开手机就能搞定,更加方便会议便捷化管理,会议预算也大大降低。

此文翻译自:《10 Ways to Get More Out of Your Event Budget》

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