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节约会议成本的6种技巧

2014-10-08    分类:关于会鸽    人评论 次浏览

        举办一场会议活动,不管是大型还是中小型,活动预算与活动预期效果环环相扣,是一件非常棘手与头痛的事情。主办方一方面承受着活动预算的压力,一方面又想要达到预期的效果,为参会者提供一场顶级盛宴,打造出品牌效果。

        会鸽根据多年来的会议活动经验,把握会议效果与会议质量,总结出了一套有效的节约会议成本方法。利用有限的预算,最大化参会者的会议体验与享受。在参会者毫无察觉中,节约会议成本,并提升参会体验。

        1、慎重选择参会地点

        选择一个位置优越的地点是可取的,但这些地段可能也意味着较高的价位。会场所在位置会间接影响到参会者的出席率。去几公里外的一个城市的不同区域,或者一个完全陌生的地点,这些都对会议成本会产生非常大的影响。

        最理想的会场地址是距离公共交通、车站步行十几分钟,这样会更方便参会者出行及利用公共交通工具就能顺利达到会场。然而,实际中的会场选址并不会让每一个人都能满意。

        选择郊区对缓解出行高峰交通压力,节省参会者停车成本是一个好方法,但最关键的是协调好会场成本与出行便利。选址既方便出行,又能实惠便宜,是每一个主办方最理想的选择。

        2、汲取创意

        每一场会议活动都有自己的会议日程、演讲嘉宾,如何做到与众不同?如何为参会者提供与众不同的体验?创意成为主办方求之难得的灵魂,随心所欲地想象会议预期效果,大胆尝试会议新技术,不仅能成为会议出色亮点,更能吸引参会者的注意。

        最大限度地发挥自身的优势,为参会者制造话题与展示的机会。邀请参会者把自己的想法写在壁报上,或者是悬挂起来的条幅上,在会议中进行轻松互动,帮助主办方及时了解参会者的需求以及参会者之间的沟通。

        在会议中使用微信墙,通过参会者手中微信互动,显示在主屏幕上,吸引更多参会者的参与。通过微信墙、有礼抽奖等最新技术,活跃现场氛围,鼓励参会者的参与和响应,打破合作的障碍。

        3、打造会议品牌持久性

        始终致力于打造专业的会议品牌,不要提及具体的年份、日期、地点、标签、赞助商等,这些细节可以显示在网页或者是会议折叠页的封面上,通过会议主持人来传达。

        让具有时间敏感的信息远离品牌,也就是说,Banner、图案、演讲台、制服可以循环利用,从一个会议到下一个会议,无需替代。这样不仅可以节省成本,更能有效提升品牌的持久性,一举双得。

        4、控制餐饮

        食物是否是好的,你是否选择了最便宜的午餐,参会者从来都不会去质疑,他们甚至都不会注意到你在茶歇期间传递的糕点和蛋糕。而你真的需要午后茶歇,或者是会议中间休息餐吗?免费的酒吧和豪华的饮料招待也不太常见(特别是如果你的会议场地选在郊区,那么大部分参会者就需要开车)

        会议可能会很浪费,不管是付费的还是免费的会议,都会有很高的缺席率,因此一定要确保晚餐的数量,这样不仅可以统计到有效的出席人数,更能节约不必要的晚餐浪费。

        5、简化流程

        现代社会,很少有人不会使用Email和互联网,人们随时随地都在接触互联网。一些传统的会议仍然在使用手写登记模式,专门的会议团队来负责会议登记报名,有些会议甚至还在会前邮寄徽章和参会者信息。这些传统的报名登记与胸卡发放模式,费时费力,不仅浪费了大量人力成本,更加低效。

        对于现代化的会议,更多像会鸽这样免费的在线会议服务平台,只需简单后台操作,就能拥有一个专属的会议主题网站;在线报名、手机报名,有网参会者就能随时随地报名,提交订单,参会人员数据立马生效,参会者邮箱同步收到电子票;持电子票即可出席大会,电子签到同步打印胸卡。省去了邮费以及会议团队的人力成本,在线会议的发展趋势势不可挡。

        6、与大学合作

        在激烈的就业市场竞争中,很多大学生渴望能找到社会实践的机会,提前补充自身的经验,为进入社会做好各方面的准备。一些大学也通过商业合作,为学生提供实践机会,会议主办方可以通过与学校的合作,招募大学生志愿者,提供实践机会的同时,也节省了大量会议成本。

        招募志愿者专业不仅仅局限于工商管理专业,可以涉及更多其他专业,如英语、摄影、电影、市场营销、图像设计专业等,来提升志愿者的普遍能力素质,发挥潜在优势。根据会议的需求,招募不同志愿者,发挥志愿者潜在优势,是一个很不错节约成本,更能最大化会议效果的方法。

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