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3种简单的方法规划您的会议预算

2014-10-23    分类:关于会鸽    人评论 次浏览

        每一场会议,不管是商业会谈、展会,还是学术性会议,都需要事先做一个精细的预算。很多时候,看似小型会议,却预算额外超支。其实很多花费都可以避免,不必要的浪费只会增添预算,也不能达到预期效果。预算对于一场会议是不可或缺的,有备而来的预算往往是决定会议成功的关键。

        创建一个会议预算是每一位会议策划者必走的路,了解哪些是必须品,哪些需要首要解决,哪些事无关紧要的?只有这样才能确保会议毫无压力顺利进展。

        首先,检查所有费用

        核查会议的所有环节,从场地预定到主持人费用,再到娱乐设施,对会议的每一个环节列出一个清单,确保每一件事情都在有序的准备之中,与会议供应商积极保持沟通。

        有时候,你会发现自己与同一个供应商一遍又一遍协调,了解特定供应商的需求,以及赞助会议对供应商的间接好处,对谈判非常重要。时刻保持敏锐的眼光,记住每一个供应商都不同,整理出与每一位合作的清单,来更有效地跟踪和管理您的预算。

        其次,确定预期目标与措施

        一旦开始着手预算方案,就要考虑到每一位供应商之间合作关系,对于会议的一些特别事项进行备注,确定预算所能实现的效果目标。如果你正在筹备一场卖票的商业会议,了解从发布会议信息起有多少人报名注册了你的活动。或者,如果你的会议中有赞助商环节,一定要准确定位每一位赞助商细节,确保会议流程畅通。

        一定要保持收支平衡,一开始设定目标是很重要的,跟踪你从一开始就花费了什么。在任何时候保持方便的预算,并每日更新预算情况。

        如果你发现很少有人关注讨论你的活动,这就需要投入预算项目,来引起参会者的注意,很多时候,预算都是有目的的。对于一名会议策划者,超出预算并不是好滋味,明确预算目标,减免不必要的花费,有针对性预算至关重要。

        制定行动计划

        让我们面对现实吧,每一位活动策划者,都想要自己的预算100%准确,但这并不实际,有时会有一些突发事情需要我们去处理,预算不可能完全精准,但也是在预料的范围之中。

        制定一个后备预算,处理一些突发情况是一个不错的选择,后备预算一般只用于突发紧急情况。对有哪些紧急情况可能会发生列一个清单,提前预备好突发情况的预算,未雨绸缪,为会议的顺利召开,准备十足的把握。

        结论

        会议预算应该从策划一场会议开始就着手准备。一旦你的清单制成,会议预算就应该围绕清单展开。跟踪所有的费用,核实已经批准和完全支付的项目。 稍有一点差错可能就会打破会议预期效果,所以一定要谨慎把握预算整个流程。

此文翻译自《3 Easy Ways to Keep Any Event Budget on Track》

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