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活动策划如何选择场地

2014-12-10    分类:关于会鸽    人评论 次浏览

        选择场地是活动策划专家面临的最细腻的决定之一。一项研究发现了影响决策的因素。会议活动产业最大的展示主要集中于两方面:活动策划专家和场地。如果你走在IBTMIMEX活动地板上,你会发现有几十个来自世界各地的场馆,都在努力赢取策划者的青睐。

        如果活动专家能够有效管理场地预算并支持预约,一些特邀嘉宾计划就能轻松支付旅费和食宿费用,参加VIP豪华私人晚宴。

        技术并未旁观

        在过去的三年里,技术供应商一直在围绕更加快捷便利化管理场地进行实践。地点搜索引擎弹出所有的地方。活动策划通过网站寻找新场地,能够发现所有潜在候选的信息。有些公司自动提案请求,他们集体得到场馆主回复活动策划的需求。毫无疑问,这是技术最热门的领域,创新意味着数百万的收入。

        为什么选择一个场馆这么重要?

        如果你开始从事会议行业,你很快会意识到,场地的选择对会议的预算和整体质量影响最大。为了吸引参会者的兴趣,场地需要能提供饮食、音响视频和技术,能够满足与会议相关的大部分需求。

        毫无疑问,选择场地是一个让活动专家感到有压力的决定。

        什么影响着场地选择过程

        我能提出影响场地选择的几个因素,但那只是我的猜测。我喜欢分析博客里的内容,我不喜欢八卦和时尚。我决定深入挖掘,并做一些研究。关于这个话题,我发现了一个有趣的文章,强烈建议大家去阅读,它是“影响活动策划感知信息内容和渠道选择的个人与组织特征”。

        人际交往是影响决策最有价值的方式

        而作为一名活动专家,你可能会认为这很明显,这可能不是场地网站、搜索引擎、交易杂志、博客、活动等。

        事实在研究中,影响决策偏好的方式有直接营销、印刷媒体、技术(网站、搜索引擎)、广告及个人。因此,口碑似乎成了我们寻找场地或选择建议时依赖的方式。一年前,我们出版了一张信息图表叫“技术如何改变会议”。根据一项研究,专家人士信任在线信息几乎相当于听从个人。这意味着,与同龄人在网上交流会影响到场地选择。

        会议室信息对最终决策影响最强

        了解活动专家思维运作是一件很有趣的事。研究发现,会议室信息是决策最重要的因素,远超过设施、展览馆、餐饮服务、以往体验、卧室及技术支持的成本。

        场地费用?我也能猜到价格是影响决策的重要因素。但会议室的功能也决定了会场的选择。选择场地肯定是会议专家面临的最微妙的选择之一。研究表明,我们在寻找有关场地信息时,常信任他人的建议。不管是他人建议,还是会议室功能需求,选择合适于你的活动的场地至关重要。

此文翻译自:《How Event Planners Choose Venues》

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