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准备一场综合性活动要考虑的10件事

2015-01-15    分类:关于会鸽    人评论 次浏览

        综合性活动将成为未来几年大型活动趋势之一。综合性活动由传统线下面对面活动与“虚拟”的线上活动构成。无论你是第一次筹备综合性活动的活动策划,还是正在准备一段在线介绍的主持人,你都需要认真地考虑如何有效地交流,并带动远程的参与,以及现场观众的参与。这篇文章着眼于一些基本的考虑。

        伴随着网络技术的日益便捷化,综合性活动越来越流行。线上参会者要求更加多样化,如果你正在策划一场在线活动,想要靠一个简单的网站页面来吸引参与更多在线参会者,是完全不够的。一个真正的综合性活动需要很多努力。

 

        1、提前筹备

        综合性活动信息,如幻灯片、视频及其他背景信息需要提前准备,上传到活动网站,提前进行测试。具体要求取决于系统后台及供应商,但要确保你完全明白系统的具体操作及出现变化时的灵活调动性。

        活动管理者必须确保能清楚地将期限传达给演讲嘉宾,演讲者请做好计划,并尊重活动策划的最后期限,保证演讲的成功,避免临近时的紧张。

        2、排练

        确保你清楚地了解相机的位置和舞台上的理想定位,避免摄像机的盲区。作为一位活动管理者,需要抽出更多的时间来确保你的主持人是舒适的。即使是经验丰富的主持人也会有点小紧张。

        主持人应该通过谈话,了解活动策划和技术师的技术。理想情况下应该抽时间私下练习讲解幻灯片。

        3、强大的服务系统

        拥有一个强大的服务商,它是现实参会者与虚拟代表之间关键环节。更妙的是,有两个截然不同的角色,在线观众特定主持人和传统会议的主席。如果你有两个专用角色,确保提供详细的简介,谁负责管理、演讲什么,以及什么时段。

        4、承认在线参会者

        许多主持人常犯的一个简单的错误,是不承认在线参会者。在你的介绍过程中,花几分钟时间看看镜头,特别欢迎在线的观众,以及那些现场的观众。确保现场观众都知道,网上观众也是活动的一个重要组成部分。从现场观众和在线观众不同角度出发。

        5、特别考虑线上视角

        在策划活动时,你要仔细考虑不同人群的经验和人生阅历。对你的线上受众使用相同的过程。不同阶阶段策划不同的安排,在会议休息时,接受采访、反馈或者更多幕后的故事,千万不要丢下你的在线观众。

        6、使用社交媒体

        不论是现场面对面活动,还是在线远程活动,社交媒体和微博都是联系参会者、方便交流与反馈的一个很好的平台。确保你有一个强大的和良好的交流策略,让人们知道如何参与到其中,并鼓励更多人的加入。

        7、保持实时

        你可能努力地让你的所有活动实时,但提供一个现场活动更生动。类似于电视节目,你的听众可能专门登陆收看特定时间段某个主持人或演讲者信息,但混乱将导致人们简单地关掉网络视频。尽量安排好所有演讲者进行实时播放,提前筹划好时间。

        8、参与互动

        不要害羞交流,但要确保所有的参会者都在计划和掌握之中。许多参会者都在独自看,并没有与他们的同事参与到实际活动的讨论之中。当然,虚拟参会者可以通过社交媒体公开地评论或参与讨论。

        参与和互动的方式有很多种,综合性活动可以通过线上提交问卷,社区讨论等环节进行,利用社交媒体及线上问卷系统,与参会者进行现场互动,不仅能带动现场嘉宾的积极性,更能让远程参会者真切感受到互动。

        9、着装

        如果你演讲或可能上镜,请避免穿重图案或条纹的服饰,因为这可能会干扰相机。着装得体大方即可,颜色搭配上注重下镜头效果。

        10、获得活动价值

        努力照顾你的在线参会者,通过活动给予他们更多有价值的信息,才是最重要的。现场出席的参会者比远程参会者,会获得更多的人脉及身临其境的意义,考虑到这些,活动策划者应该更加注重对在线参会者的回馈,通过有价值的观点分享、启发,给予他们更多有意义的思路,一场活动的灵魂在于学习、交流,因此策划者要牢牢把握住这一点。

此文翻译自:《10 Things to Think About When Preparing for a Hybrid Event》

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