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会议签到中最常见的问题——会鸽之解决方案

2015-03-06    分类:关于会鸽    人评论 次浏览

        作为一名活动策划,主要职责是预期问题。更重要的是,要有最现成的解决方案,让客户和老板都放心。在参会者签到时会出现一些最常见的问题,幸运的是,如果你事先做好准备,通常可以快速轻松地解决。这里有四大签到障碍,以及会鸽是如何无缝处理这些问题的解决方案。

1        临时参会者

        一些已注册的参会者签到不会有很大问题,但你也很可能会遇到一些零时参会者。无论他们是没有收到电子票,还是错过了最后报名期限或是随从参会,重要的是,提前对于会场可能出现的额外参会者制定一个解决方案计划。提前与你的客户说明如何处理这些临时参会者,提出一个有效的解决方案,不要让组织者猝不及防,尤其是你的客户接待的第一批参会者。

        解决方案:会鸽签到客户端

        第一种情况:参会者已在线注册报名,签到时忘记携带电子票或没有收到电子票。处理办法:只要已经在线注册报名,组织者安装了会鸽签到客户端,忘带或没收到电子票也没有关系,参会者只需报上姓名或手机号,主办方在签到客户端搜索签到,即可入场。

        第二种情况:错过了报名截止时间,现场临时参会。处理办法:开通现场报名通道,用会鸽签到客户端录入报名信息,即可签到,打印胸卡,数据同步云端。

        签到缓慢

        一旦活动开始,都想要尽可能快地融入活动之中,没有人喜欢排着长长的队伍在门口等待签到。传统的纸质签到,需要会务人员一个一个地翻看查找人员薄。小型会议还可以应付,但如果是上千人的大会,这样的工作效率肯定是不可以的。

        解决方案:使用安装会鸽签到客户端的电脑,或安装有会鸽APP的手机,迅速扫描参会电子票,一秒钟即可签到入场。

        发放材料

        发放胸卡、卡绳或通行证也是签到中的一部分,可能会大大减慢签到的速度,让一些参会者变得不耐烦。解决这个问题,需要合理的安排布局,有专门的引导通道,签到后直接领取材料。

        解决方案:为了进一步提高工作效率,消减准备工作,会鸽现场签到采用签到同步胸卡策略,通过设置无线打印机与会鸽签到客户端后台软件,参会者出示线上报名电子票,主办方使用安装会鸽签到客户端的电脑扫描,同步打印胸卡,两秒钟参会者佩戴着有身份信息的胸卡即可入场。零时参会者,用签到客户端现场录入信息,即可打印胸卡。

        VIP体验

        签到对于活动的所有嘉宾都很重要,尤其对贵宾更为重要。你要确保他们知道去哪里,以及他们的任何需求都可以得到满足。

        管理的最佳方法是指定专门人员去接应VIP嘉宾,但当VIP嘉宾到达后再提醒他们是一个更大的挑战。期待有一个参会嘉宾APP,你可以启用内部人员提醒,当重要嘉宾签到时,通知关键团队成员和主持人。然后,积极欢迎嘉宾签到及陪同整个活动。

        除了上述方法外,会鸽建议组织者开通VIP签到通道,用个性化的VIP胸卡来区别于普通参会者胸卡,这样也更方便会务人员在现场的服务。

        2014年线上会议平台蓬勃发展,很多新兴会议平台相竞诞生,在会议行业,了解参会者、主办方及赞助商等各方面的需求,为之提供更便捷化的服务,才是重中之重,会鸽结合多年办会经验,总结出一套有效解决方案并付诸实践,为组织者提供坚实可靠的技术支撑。

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