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如何让活动志愿者“零”差错

2015-05-22    分类:关于会鸽    人评论 次浏览

      从大型运动会到社会节日,再到研讨会,很多活动都需要志愿者的支持,志愿者的管理也是活动策划最核心的内容之一,那么策划管理一个成功的志愿者项目需要做哪些工作呢?下面我们将给出几个建议,和您一起分享。

设计一个活动志愿者项目

你需要做出明智的选择

      并不是所有工作都适合志愿者来做的,像后勤管理,通常可能就需要受过训练的专业人员来管理,长期的工作经验确保他们能够把这份工作做的很好。其他岗位,像前台接待,礼仪团队,房间巡查和引导台人员可以由志愿者来担任。

志愿者也有需求

      志愿者这个岗位的设置特别要满足活动需求,但是了解志愿者的需求也很重要。他们需要一个免费的通行证?还是特别通行证?或是特别的赠品?知悉志愿者为何愿意加入到活动中来可以帮助你更好的举办您的活动。

不要触犯法律

      活动主办方需要确保他们的志愿者项目是遵纪守法的。这包括需要确保它符合公平公正的劳工要求,例如,美国劳工部要求实习资格要满足一定的条件。志愿者岗不能取代正式雇佣岗位或是有争议的岗位。其他法律方面的考虑是,要给志愿者们购买保险,而且还要对志愿者的犯罪记录进行核查。

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我是志愿者,不是你预算的“创可贴”

      志愿者可以帮助提高你的活动质量,保证活动预算更多地提供给技术熟练的正式员工,不要试图让志愿者成为一场财政不可持续的活动的依靠。

征召活动志愿者

选我,选我!

      把志愿者的选择标准公布给你需要的志愿者是非常重要的,这些标准可以囊括所需的专业技能、比如语言或者操作设备的能力,对于你参与甄选的岗位来说,选择标准是极其重要的,确保你的每一项标准都很合理,切忌不公平的选择歧视。

参与和回报

      大部分志愿者参与到你的活动中是因为他们想要一些回报,比如,入场资格、商品交易、或是培训机会把你能提供的回报清楚的陈列出来,保证没有人后面突然感到惊喜或是失落。

走进志愿者的世界

      如果你的活动不断的需要志愿者,考虑下跟社会团体合作。如果出一点钱就能让俱乐部、学校或者筹款机构提供服务,那么这个会是非常好的解决办法。在一些有使命感的团队里寻找志愿者,例如当地的环保回收联盟可能会给您的活动提供环保团队的候选人。

介绍人,选我去吧

      确定你的能力和兴趣都能够跟这份工作匹配,最好是完全能够胜任。替每一个有特殊需求的,或者身体有缺陷但想要加如的人做好准备。正如正式雇佣职位一样,把这些都考虑进去是非常有必要的,而且一定要公平公正,避免歧视。

管理志愿者

你需要我做什么?

      志愿者是无需付费的,但这并不意味着他们不需要工作职位描述。通知到志愿者他们的工作性质,包括他们要向谁汇报、他们的工作时间和工作任务。同时也要把不需要他们做的事情也通知到位,这对于那些处理私人的或者是敏感信息的志愿者是非常重要的。

你有权利做。。。

      除了工作描述,一个行为准则、“权利法案”对志愿者来说也是很重要的。一般志愿者的行为准则包括他们的到位时间、表现出来的积极的态度,尊重其他同事,求助、保证自身安全、汇报危机状况和受伤情况,还有,要开开心心的工作。不要忘了,志愿者也是有权利的,所以组织者应该要把自己的义务准则也清楚地列出来,其中可能包括提供一个公平的、安全的、健康的、免除骚扰的工作环境。

最好的后备计划

      通常有这样一个风险,就是志愿者没有如约到场,或是没有贯彻他们的职责。为了降低风险,你可以事先做好减员准备,对于志愿者未及时出现的意外也有个后备处理。这可能包含扣压一些利益,在极端情况下,问责那些为了利益而违背原则的志愿者。这样可以保证能有一个管理方案来处理问题志愿者,它能够帮助整个项目有效运作,或者直接换一个志愿者团队。

培训当天

      工作描述,行为准则,权利法案,问责程序在现场培训的时候都应该要讲清楚,也应该要为活动提供一个背景,讲清楚他们要做的各项任务,这时候最好再重提一下可能需要提供的各个特殊装备,包括T恤、胸卡或是安保设备。

请定位离你最近的紧急出口

      活动组织者有义务提供一个公平的、安全的、健康的工作环境给志愿者,此外,风险计划、危机鉴别以及紧急回应都应该要包含在对志愿者的考虑之中的,而且应该要分享给志愿者。

多说:谢谢您!

      志愿者有个愉快的志愿服务体验,他们才能给其他人也带来快乐,所以请记住,说谢谢永远是不会被反感的。更多资讯,请登录:甄选志愿者的101种方法。

不要让门挡住他们的出路

      活动结束的时候志愿者的职责还没有结束,有效的志愿者项目应该要包括事后各个步骤的处理。提供评估和参考,并寻求反馈,以提高志愿者的体验。

总结

      志愿者对于活动主办方可以是非常富足的资源,但是它也并不需要花费太多精力去管理,在你的活动中管理志愿者让你从中收获了什么,又遇到了哪些挑战呢?

本文译自《How to Prevent Event Volunteer Fail

译者:祖颖(会鸽官方)

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