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如何处理活动入场最常见的问题

2015-05-25    分类:关于会鸽    人评论 次浏览

      作为一个活动策划者,你的主要职责之一就是预见问题。更重要的是,你最好能够事先有一个解决办法,免除客户或老板的后顾之忧。

      通常只要你事先有所准备,嘉宾进场时可能遇到的最常见的问题一般都能够轻松解决的。下面是五个最常见的问题以及解决办法。

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不速之客

      有些申请预约过的客人可能会缺席,同样的,你可能也要应付一些不速之客。不管他们是从没递交过预约申请,错过了预约期限,还是多带了一位同伴,但是针对这些客人事先拟定的方案是很有必要的。

      提前和你的客户沟通,确定一下入场检票人员应该要如何处理这些客人,你当然不希望他们被保安带走,对吧?尤其,他们还是你的嘉宾们第一个遇到的人。

      确定下哪些客人可以携带亲友入场,这些新增的嘉宾又应该如何添加到嘉宾列表上,确保你已经和你的客户把这些问题都沟通过一遍了。

1、这些编外嘉宾的情况是否需要先知悉下客户?
2、有任何一个检票人员有权力让编外嘉宾入场吗?或者有专人来解决这所有的问题吗?
3、有需要跟编外嘉宾采集一些附加信息吗?

      那么,一旦你计划好如何管理这些编外嘉宾之后,就培训检票人员如何更新嘉宾列表。用一个类似zkipster的嘉宾列表App,很容易在列表上添加一位新客人,而且这个列表还可以无缝衔接、同步更新给其他员工。

检票进程缓慢

      你希望,活动从一开始,客人们就感觉到非常享受,没有人希望排一条进程缓慢的队,等待入场。

      使用传统纸质嘉宾列表,活动检票环节需要你的员工不停的翻看每一页上的嘉宾信息,一一核对。用iPad或是其他平板电脑上的检票App,每个嘉宾的入场登记时间可能仅仅需要几秒钟。队伍行进的越快,嘉宾们就越开心。

      设计检票区域的另一个关键是在登记台旁边设置一个区域,专门给嘉宾提供问题解答和信息咨询。这样检票人员就能专心致志地接待客人,然后安排专人为嘉宾解答附加问题,你的检票团队需要回答的最多的问题应该是:嘉宾更衣室和卫生间在哪里?

发放材料

      在登记入场环节发放胸卡,手坏,或者直通卡可能会拖慢排队入场的进程,慢慢耗尽客人们的耐心,这样他们就会变得很不耐烦。

      解决这个问题的一个方法就是创建一个智能布局把参会者带离登记台去领他们的材料,他们就已经投入到活动中来了。

      或者进一步提高效率,根据您的嘉宾列表管理软件,设置无线打印,精简准备工作。把嘉宾列表的App跟一台无线打印机连接起来,你就能够很快处理给每位嘉宾打印胸卡或直通牌的问题了。不仅“不速之客”们可以获得他们胸牌或直通卡,你还可以省下给那些缺席嘉宾打印的材料。

怠慢VIP客户的活动体验

      登记入场对所有的活动参与者来说,都是很重要的,尤其是VIP嘉宾,你要确保他们知道自己要去哪里,然后安排好他们的任何需求。

      管理此项工作最好的方法就是安排一些员工专事VIP或是关键客户的处理工作,但务必要提醒他们,一个VIP客人的到来可能是一个更大的挑战。所幸,有了嘉宾列表App,你就能够确保内部员工巧妙的通知到团队骨干和主办人,重要嘉宾什么时候进场。

      这样,他们就能在接待处很从容的问候嘉宾,然后给他们做活动的全程引导,不需要隔着房间大喊大叫了。

活动破坏者

      我们已经知道如何处理一些意料之外的客人了,但是如果一个从来就没被邀请过的客人出现在活动上,该怎么办呢?擅闯活动最常见的伎俩就是瞥一眼嘉宾列表,然后假装一位还未到场的客人。

      如果你使用纸质列表,一定要小心,不能让任何人看到,即使他们看上去像是在帮你找他们的名字。教员工试着询问参会者名字的拼音,以便找到他们且不至于把表单拿给客人看,让他们指出来。如果你使用一个App,一定要对你的设备做好加密工作,防止信息被窃取。

      对于备受瞩目的活动,活动破坏者可能事先就准备了一个名字,这样你可以通过核对App上每位嘉宾的照片轻松处理这件事。只需要把每位嘉宾的照片上传上去即可。这不仅能够减轻整个团队的工作量,也是在强化活动的安保水平。

      做好这一系列准备工作可以确保你的入场登记工作快速、顺利、安全的进行。咨询更多关于顺利入场的提示或建议,请下载《活动入场权威指南电子书》。

总结

      参会者都有一个期待,数字化您的嘉宾名单管理和入场登记流程,以增加客人对活动的印象分。不用说,你一定会更好的为预料之外的突发状况做准备的。一天下来,你的工作宗旨就是让来宾感到开心,但是你也要享受工作这个过程。最好是从一开始就把一切都规划好,这样活动中你就能轻松些,最完美的欢迎仪式始于一个简单的微笑。

本文译自《How to Handle the Most Common Problems With Event Check In

译者:祖颖(会鸽官方)

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