会鸽

你是活动策划人,还是执行者?

2015-06-18    分类:关于会鸽    人评论 次浏览

      活动策划人都是大忙人,每一场活动都有很多繁杂的事物,他们不知不觉就变成了执行者,但是这个问题的直接后果可能是,忘记我们举办活动的初衷,搞不清楚成功到底意味着什么。
      策划并不是立刻就去做。策划是一个项目的战略部署和对活动的创新思维,搞清楚你真正想要得到的是什么。策划工作为成功举办活动画出的一张蓝图。一个好的策划方案能够指导你一步一步的实现活动的最初目的,在这篇文章中,我们将集中探讨,如何着手做一个策划方案。

EMB_image_Are-you-an-event-planner-or-and-event-doer

什么是策划人

      策划的定义是:打算做一件事的行动路线。专业的活动策划能够给活动创建一个计划愿景,他们可以指导团队进行探索研究,促进活动的起步和发展,确保它能够早日达到那个愿景。
      活动策划人通常会对大的框架结构和小的细节比较感兴趣,他们不仅仅就做这个项目的开始工作这么简单,还要持续不断的做,直到将整个活动的流程走完,如果没有实现预期目标,还需要再做调整。
      计划,是在所有的事情着手做之前创建的,甚至在预定会场之前。毕竟在你规划出一个活动的大体框架之前,你怎么知道该预定什么样的会场呢?

做好第一步计划

      在这一篇文章中,我将和你们分享我每次规划一件事情的第一个步骤,不管是一个活动还是一篇博文,一个网站,或是一次单独的演讲。这一套程式在我身上都屡试不爽,那么它对你应该也是适用的,而且不止是对整个活动的大体规划,对一些细枝末节的单独部分也是适用的。

AIM-Outcome中的AIM代表什么:

      A代表观众
      I 代表目的
      M代表信息

      我们来看一下这些部分的一些细节吧

观众(这一切都关乎参会者啊,笨蛋)

      会展活动中没有哪一部分比要来参加活动的人更重要了。这一点显而易见,但也同样容易被忽略。我的口头禅就是“这一切都关乎参会者,笨蛋!”这让我能够更集中于对自己最重要的东西。
      在做任何事情之前,先分类列出你邀请的参会者。在大部分情况下,都会有不止一种参会者需要考虑,从铁杆粉丝到头一次来的参会者(拿一次音乐会做例子)从客座教授到学生(拿一个学术会议作例子),或者从家庭成员到新朋友(拿一个婚礼作例子)。
      我最近策划了一个产品发布会,我们把股东们、员工们、现有客户、潜在客户和媒体都考虑进去了。这里面每一个不同的群体人员都跟活动有着分门别类的关系,为着不同的动机来的。我们想要确保的是,让每个群组都觉得自己在这个活动中是特别的,不会有人觉得自己是个陪衬。

目的(我为什么在这里)

      你想要从这个活动中获得什么?你想要给参会者一个什么样的体验,这体验凭什么值得人家付出时间、精力和资金?
      这个目的为活动奠定了基调和基本情感,比如说,在我们的产品发布会上,我们想要现有客户都能够感觉到被认同,还有我们对他们的感恩,然后潜在客户要感觉受到鼓舞和激励。总之,我们希望这个感情基调能够成为我们庆典活动中的一部分。
      在我策划的活动中,我们需要思考我们将如何为这个盛典建立起情感基调、精神激励和被认同感。我们为现有客户创造了一个颁奖典礼,为潜在客户提供了一个能够激发他们来了解我们这个项目的视频。
      把我们邀请参会的所有人按照不同的分类列在黑板上,然后搞清楚针对每一组人,你需要采取的方针策略,需要达到什么目标。一旦你清楚了这些目标,你就能够很快产生实现这些目标的思路了。

信息(人们会记住什么?)

      你想要在活动上表达的信息是什么?这个活动是关于什么的?认为会记住这个活动的哪一方面?
      你要传达的讯息才是活动的主旋律。这讯息需要清爽、简洁的表达,把你的活动用一句话讲述一个故事就行。
      一个讯息胜过千言万语,也胜过任何一个标记,活动构建的每一块都能传递信息,从你选择的场地到你在入场登记桌前迎接那些来宾的方式,你的整个活动都需要呈现一个独立的、全面的信息。活动中,任何一个不匹配核心讯息的部分都会显得很突兀。
      在新品发布会上,我们最核心的讯息部分就是可持续性和环保的重要性。胸卡成了个问题,由于我们不是很想用塑料,所以我们选用可循环木板做了自己的名片牌。取代以往放送的那些没什么用的活动纪念品,我们给他们发放了一些景观树和盆花装点他们的花园,这些小小的细节都在巩固我们的核心讯息。

效果(你想要什么样的效果?)

      对活动效果的明确是非常重要的,与目标(目标只针对观众)不同,效果专注的是你作为活动组织者想要获得是什么?活动效果可能是品牌认知度、利润、合作关系的增加,新客户或是你组织的活动给人们带去的美好回忆。
      一旦你确定了想要的效果,接下来就是思考怎么样实现这个效果了。
      上周我在一个非常美丽的会场参加了一个募集资金的晚会,到场的都是些呼风唤雨的大人物,包括这个城市的市长。事物、氛围、演讲嘉宾都是非常棒的,然而组织者忘记传达了最重要的细节,那就是:他们的目的是为了筹钱。整个活动他们都没有提到要我们募捐。
      这个故事告诉我们,你必要要构建起一个框架,确保你能够达到最终的效果。

结论

      主办一个活动,是一件工作量很大的事情,通常会有很多事情需要做。除了所有的这些活动之外,你需要记住你是一个策划者,而不是执行者,这点很重要。你是需要确保整个活动实现最终目标的那个人。
      除了以上列出来的这四个方面之外,我们还有很多东西需要策划。无论如何,这些都是你策划活动的最基础的方面,这一点是不会改变的,而且它也是行动的指南针,让你知道下面的计划是不是可以正式上轨。通过定期检查这四个方面,你就能创建出一个成功的活动,为你,也为你的参会者。

本文译自《Are you an Event Planner or an Event Doer?

译者:祖颖(会鸽官方)

转载请注明: 会鸽 » 你是活动策划人,还是执行者?

继续查看有关 关于会鸽 的文章

0个访客评论