会鸽

保证参会者“从一而终”的13个策略

2015-06-25    分类:关于会鸽    人评论 次浏览

     作为一个活动策划者,你总是兢兢业业,努力描摹好每一个活动的各项细节,从而保证活动的每一分钟都恰到好处的演绎。如果这样严格要求自己,那么当参会在活动中场离开时,你一定会非常苦恼,尤其他们在非常重要的内容和信息的当口起身离开,更是让人操心不少。
     那么到底怎么做,才能鼓励更多的参会者留下来,直到活动结束?很不幸,这个问题没有一个神效的解决办法,但是下面有13方法可以让更多的参会者留到最后。

17714921135728679-1632289630

短暂而温馨

     每当我们在策划一个活动的时候,总是希望能把时间拉的长一点,恨不得一天能有25个小时,最好是能够把自己策划的内容都包含进去。而不是在你认为是某个环节的理想时间里突然穿插一个别的会议流程。一般情况下,演讲环节应该是在早上十点到下午四点之间,你事先策划好了一整套的会议流程,这使得你忽略了很多观众能否接受的关键点。如果你也是照这样策划活动的,那么你已经在去往失败的路上了,所以千万杜绝把行程安排的太满。
     当然,还需要考虑下你的目标观众,他们的工作时间,然后我们会议的安排也要遵从这个时间来。假如我们为在校老师策划一个活动,肯定要比照学习下课的时间,把结束时间调整的稍微早一些。

地域问题

     考虑到参会者可能长途跋涉而来,好不容易调整出时间,通过各种形式的交通工具来到现场。他们来的时候,是不是正好赶上了堵车高峰期?第一班火车或是汽车差不多几点到,它们平常隔多久会来下一班。你希望那些从很远的城市赶来的参会者,最晚什么时候到场?他们为了赶回家必须早退的话,你能接受的时间是多少?
     当然,我们不能面面俱到的把每一种可能都考虑在内,但是与此同时你也不希望把一大波参会者拒之门外,或是让他们迟到早退吧。如果参会者知道自己将要被强制要求错过会议的一些内容,他们可能压根就不会来参加。
     但愿你选会场的时候,能够最大限度的考虑到可行性、方便程度、最便利的交通条件,你最好在会议流程最终公布之前,把所有的这些问题都了解清楚。

把做好的留到最后

     一个常识性的策略就是,把万众瞩目的、观众最期待的主题演讲嘉宾留到最后压轴出场,这样观众们自然就留到最后了。当然,也有人提出异议,认为人们可能不会全部留下来,到时候演讲嘉宾的要面对的观众可能就不是满座了。这是个很难抉择的事情,但是如果嘉宾名声很大,德高望重,那么有他们出席的环节,观众们是绝对不愿意错过的。

走心的座位安排

     整场活动,包括最后的环节,都最好有工作人员或者志愿者随时待命,保证从前排开始的每一个位置都有人坐,这样就不会出现大面积空座,也能让每一个座位都紧凑的靠在一起,看上去更热闹些。这样不仅对要演讲的嘉宾更好,也能让摄影师在拍照或是录像的时候,拍到的画面更饱满一些,这样参会者潜意识里也更愿意积极参与到活动中。

离场大门

     活动过程中,最大的错误就是在那一天把休息时间安排的太靠后,如果你把休息时间安排到离结束很近的时间段,那么很多人都觉得这是一个可以在休息时间趁乱提早离场的绝佳机会。保证在你下午的休息时间不要太长,当然除此之外,还有很多细节需要注意。有时候,上午有个长点的休息时间是可以的,比如午餐时间,如果下午的会议比较短的话,可以不安排休息时间的。参会者的舒适体验当然是要优先考虑的,但也要切合实际,理性思考。

避免等待

     还有一个硬伤就是,如果下午有好几个研讨会同时进行,但他们结束的时间又不一样,这就意味着一大波参会代表要坐在位置上等到每一个人都聚到这里最后的全体会议。通情达理的人在这种情况下都会浮躁不安,感到沮丧,结果他们可能就站起来走了。
     避免这种情况发生,可以不要把这种并行会议的环节时间安排的太靠后,除非你能保证它们同时结束。有效处理这种问题,你需要严格把控好每个会议的时间,每个房间的负责人员及时广播交流内容的更新,确保不在主会场的活动环节时间要稍短于主会场的活动环节。这样可以是大家最后聚在主会场的时间一致,不要等太久。分别在结束前5、10分钟的时候,进行“会议结束”提醒,跟演讲者强调下结束时间到了。如果在并行会议快结束的时候,参会者刚刚好都结束各自的会议等在主会场外面,就再好不过了。有些会议早就结束了,而有些还在意犹未尽的进行,就很容易耗尽参会者的耐心。

沟通交流是关键

     准点报时是很重要的,整场会议下来,会议负责人应该(务必)要再三提醒:会议将会准时画上句点。如果某个流程有所延误,那么时间上应该要如何弥补,可能是占用午餐的部分时间,或者适当的砍掉一部分内容。如果活动流程没有按计划控制好,而且看上去越来越失控,甚至引起了参会者的恐慌,为了减少他们的损失,提早安排离场会比延误更保险。
     整场会议,负责人还应该要把演讲嘉宾即将呈现的演讲内容,简洁强调一下。最好让参会者能够了然于心,演讲内容里头有哪些对他们有用,从而引导他们不错过活动的每一分钟。

奖励

     考虑一下,精心设置一个奖项,在会议的最后炒热颁奖环节,高调找出获奖者,如果他们没有按时出现,就重新拟定候选人。实施这一方案最快的方法就是在参会者重新聚到最后会议大厅时,收集每一个人的胸卡,然后迅速拟定候选人,并确保他们都在场,然后现场分发他们的奖金。

故弄玄虚,卖个关子

     你可能有一些非常重磅的参会信息需要在会上宣布,巧妙的安排可能会让整场会议上,大家都保持着高度的兴奋、炒作、期待的状态。在知道有一个很劲爆的消息还没有披露的时候,每个人都不会放弃自己的好奇心,并且一定会保持高度的兴奋。确保这是一个值得期待的消息,并且放到最后环节发布。

不要留太多时间

     最后一个会议环节务必不要太具有参与性,还有,休息时间不要安排太久,省的那些早就想找机会离开的人见缝插针,但又必须要保证其他人休息到位。
     这当然又是一个有争议的点,这又影响了研究探索的进度了,这就要求你能够让参会者从中获得他们最需要的部分,从而深入思考,指导找到关键点才想着离开。

分散离场

     在主会场的出入口处,一般都会有工作人员为参会者随时开关门,但是他们在会议差不多进入流程开始就会离开,这就使得部分参会者,三三两两的,在不被注意的情况下,悄悄的离场,给整场会议带来诸多不利影响。

保持瞬时性

     缜密的思考,简洁而精炼的信息概括是非常重要的。概要应该要非常有见地,而且要有把握能够让参会者从始至终保持新鲜感和注意力。把握好时间,或是稍微比原计划的理想时间早一些结束。
     建议不断提醒人们对会议提出反馈意见,不要仅仅是在会议最后的几分钟提及,因为人的很多思想和意志会随着时间流逝冲淡,而且最后反应也会变慢。
     为参会代表提供一个华丽而有效率的离场服务,保证衣帽间和升降机都好整以待,足够的工作人员随时待命,以备不时之需。这能够让参会者对以后的活动更有信心,从而也就不会在离场的时候耽误时间了。

给他们叹为观止的会议内容

     让人们留到会议闭幕,最为行之有效的方法就是承办一场精彩的活动,使之对每一位参会者都有价值,这样大家就都不会离开了。确保你的会议能够达到甚至超越最初的预想,无论最后是什么样,也要实现活动的最初目标。
     如果你能把每个环节都弄的很好,那么就会有越来越多的人留下来,直到会议结束,一场会议成功举办,所获得的最大的赞誉就是,人们一开始就计划着要离开,但最终还是没有舍得离场,还有一个,会议结束之后很久,人们还在争相谈论会议内容。

总结

     不管怎么样,在活动结束之前离场的毕竟是少数,必然的也好,寻开心也罢,亦或仅仅是因为可以,不管怎么样如果你按照这十三条建议来,你就会发现,中途离场的参会者越来越少,甚至没有。
     你有没有什么可以挽留参会者的妙招呢?我们期待你在下方评论中,提出你的观点。

本文译自《13 Tips to Keep Attendees Until the Conference Close

译者:祖颖(会鸽官方)

转载请注明: 会鸽 » 保证参会者“从一而终”的13个策略

继续查看有关 关于会鸽 的文章

0个访客评论