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杜绝社交分派,办一场成功的年会

2015-07-20    分类:未分类    人评论 次浏览

      从事会议行业的同仁们都知道,商务交际对发展未来参会者是非常重要的,让二次参会者建立起交际圈,而新晋参会者又能够参与其中,确实是一个非常值得努力的方向。
      为了让参会者能够从活动中收获更多,从而在来年的会议中出现,你可能就迫切需要提供给他们一个非常棒的商务交际平台,然而一般情况下,参会者一到现场,自然而然的就会奔着自己之前的圈子去了,必然无暇顾及那些新来的客户。一场活动的“回头客”越多,第一次参会的客户要在其中找到合适的商务关系也就越难。那么基于这种情况,老客户急切的想要回到曾经的交际圈,而新客户又如此渴望能够融入到一个商务圈中,这时候,你该如何权衡呢?

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“有机交际”VS“组织型交际”

      有机交际通常是顺理成章、水到渠成的,所以新手活动管理者可能会理所当然的认为所有的活动交际都是有机交际,但实际上还是有些属于组织型的。组织型社交名声不太好,很多人都觉得它只是有目的的强行破冰的环节,但是现如今的组织型社交要比从前微妙有趣多了,内容也要更丰富。

对于新晋参会者

      从新晋参会者的角度来说,组织者最大的目标就是能够让他们参与到活动中来,然而,不强制、顺其自然对于办一场活动是至关重要的。内向型参会者想要在活动中寻找到自身的价值,到那时强行把他们推进这个圈子往往适得其反,所以,就让新晋参会者在他们自己的圈子里舒适的享受活动吧。

给参会者提供交际工具

      在参会者迈入会场大厅之前,先给他们准备一些有价值的内容,从而指导他们如何从这场活动中收获更多,写一篇关于这个话题的博文吧,在社交媒体上发布一些建议,或者在会前举办一个网络研讨会,把社交建议和必做事项都拎出来讲一下。
      做一份参会者的社交媒体统计表,提前统计好,这样参会者就能在会前跟其他朋友进行沟通了,同时也要鼓励有社交圈子的参会者把自己的照片放到社交媒体上,以便被人家认出来,这样可以帮助参会者们很快认出他们。

提供一个参会者名单

      实时的做一个可以下载的参会者名册,可以帮助第一次来的参会者理清楚他们必须要见的其他参会者名单,对于小型的年度会议,你可以提前帮助他们引荐那些“必见列表”里的人,这样参会者就能在会议前先找到他要见的朋友了(比如在社交媒体上),会议过后他们也能很好的沟通。

让新来的参会者意识到他们的价值

      让第一次来的参会者准备好自己要在会议上呈现给大家的东西,这可能是对某人工作的一个回顾,也可以是对一个演说的赞美,新来的参会者能够通过对别人施以援手或是为别人提供一次有价值的服务,从而让别人记住他。

提供虚拟连接的机会

      想要插入到一个已经成组的对话当中是非常困难的,但是要加入到社交媒体上的一个正在进行的会话却很容易。在会议期间,提供这样的机会给参会者,让他们先在网络上熟悉起来,在会议过程中,鼓励用户进行社交媒体上的沟通,满足用户的需求。引入游戏化这个理念,比如设置排行榜,就是一个让新来的参会者和内向型参会者很快融合互动的一个好的方法。

对于“回头客”

      “回头客”才是我们会议的衣食父母,你还指望他们每年都能参加活动呢。正因如此,“回头客”们通常都会有他们自己的圈子,而且一到会场他们都会急于想要跟从前的那些朋友建立联系。当然,这正是你所希望看到的,毕竟你也不想破坏了这种你努力维护的、开放式的社交氛围,但是心急吃不了热豆腐,强制组织的沟通通常都不会很愉快。

对志愿者的要求

      有很多人都是天生的交际者,不管他们有多少朋友或是职业交往关系,他们依旧想要开辟更大的交际圈,从这些“回头客”里面找出一些“交际大使”,让他们去跟那些落单的参会者沟通,解决他们的问题。这些好心的交际管家能够给你的活动带来不一样的变化,给他们细微的方向,类似“看看哪些人明显待着不是很愉快,想办法让他们开心起来。”把剩下的工作交给他们去做就行了,因为你肯定不希望人家有种很压抑、被强制的感觉。

压力排解

      作为活动组织者,如果你努力去包容一些事情,对价值的判断也是在一般水准之上,那么你就会换位思考,通常你表扬团队的包容度,那么他们往往会更加愿意去包容。
      如果你正在面对这种压力,那么首先弄清楚,“回头客”们都聊点什么?他们可以建立非常有价值的新关系,他们遇到的人可能会加深他们在职业、写作、关系等方面的内容。作为新来的参会者,他们可以从这些附加的关系里面获得更多的东西。

招募发言人

      每一个“回头客”小组里面都有一个“发言人”,他们已经来了很长时间了,早已把自己当成这个活动的一部分,如果小组分派是存在于“回头客”之间的一个问题,那么可以请他们帮忙,征求他们的意见。咨询一下,如何能够有把握提高每一位参与者的参与度?如果他们已经在考虑方案问题,他们就会给出更多方案来。

座位游戏

      大型会议和小型会议都能够为交际创造更多的机会,大型意味着大部分的小组分派自然不会覆盖到所有人,但是这同时也意味着跟每个人都有交流是一件困难的事情,小型会议为参会者之间的亲密对话提供了便利,同样,它也是有弊端的,至少意味着参会者会和自己的朋友坐在一起,形成一个小的、封闭式的交流圈子。
      在会议上,分派分组可能会不便于大家的沟通,在新人和回头客之间创造一些团队合作的机会。在给加拿大职业演讲家协会杂志的一篇文章中,作者David Gouthro 和 Jennifer B. Kahnweiler 就建议说要为小型的、私密的沟通创造空间,同时在会议上也要多给他们一些时间,鲁莽的削减交际会话的时间,可能就要事半功倍了。

总结

      对于你下一年度的活动会议,在有机交流和帮助促进你们团队的交流多做功课。会议上广泛而高效的交际,让他们建立起稳固的社交关系,对于获得更多的参会者是非常重要的,所以一定要在开拓交际机会这个点上下功夫。

      你有没有可以让参会者积极沟通的方法?可以在评论里给我们意见。

本文译自《Killing the Cliques and Other Networking Tips for a Successful Annual Meeting

译者:祖颖(会鸽官方)

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